Kommunikationskultur der Sicherheit

Den heutigen Forderungen nach Datenrichtigkeit und Vollständigkeit zu entsprechen, bringt für Unternehmen ein hohes Maß organisatorischer Aufgaben mit sich. Dabei geht es nicht nur um die börsenrechtlich vorgeschriebene Veröffentlichung der Finanzdaten wie es der Sarbanes-Oxley Act festlegt, sondern es ist die Nachverfolgbarkeit aller anfallenden Dokumente gefordert. Was für E-Mail und elektronische Dokumente noch realisierbar scheint, erweist sich bei der Faxkommunikation als unmöglich. Einscannen? Abtippen? Doch liegenlassen? Was passiert mit all den Faxen im Geschäftsleben? Wie sollen alle Kommunikationskanäle, alle Fax- und Multifunktionsgeräte in einem Konzern vollständig kontrolliert und die durch sie übertragenen Informationen dokumentiert und archiviert werden, um den gesetzlichen Auflagen gerecht zu werden?

Die Integration aller Faxdienste und die Anbindung von Multifunktionsgeräten an Ihr Enterprise Content Management System bietet dafür die ideale Basis. TOPCALL als Spezialist für unternehmenskritische Faxlösungen schafft für Sie die Voraussetzungen, um Kommunikation und Archivierung im Unternehmen compliancekonform abzuwickeln.

FaxConnect for ECM erledigt die Überwachung, Protokollierung und Übertragung aller ein- und ausgehender Dokumente in Ihr ECM. Dort bleiben diese Dokumente für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum sicher verwahrt und jederzeit verfügbar. Zusätzlich können sämtliche Transaktionen auch im TOPCALL Archiv gespeichert werden. Dabei unterstützen Sie unsere Lösungen, trotz der Zunahme der Regularien Einsparungspotenziale zu generieren.

FaxConnect for ECM bietet eine Vielzahl von technischen und wirtschaftlichen Vorteilen:

• Automatische Digitalisierung aller ein- und ausgehender Faxe
• Unterstützung aller gängigen Formate wie TIFF und PDF
• Nahtlose Anbindung an die ECM Systeme aller Hersteller: Documentum, FileNet, Hummingbird, Hyland, IBM, Interwoven, Microsoft, Open Text u.v.a.

• Speziell im Bereich „Konsolidierung“:
• Alle ein- und ausgehenden Faxprozesse werden zentral und damit sicherer abgewickelt
• Einsparungen bei
  • Material (Papier, Toner, etc.),
  • Arbeitszeit (Automatisierung manueller Vorgänge, Abwicklung über den PC)
  • Infrastruktur (zentrale Telefonanschlüsse versus unzählige dezentrale Faxleitungen)
• Integration der Faxfunktion in die bestehende IT-Infrastruktur.
• Durchgängige Verarbeitung mittels Straight Through Processing (STP)

• Und im Bereich „Compliance und Sicherheit“:
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen: Alle Faxübertragungen werden zentral gespeichert und sind in den bestehenden ECM-Anwendungen rückverfolgbar
• Prüffähige Geschäftsabläufe
• Ausgehende Faxe können mit elektronischer Signatur versehen werden
• Mehr Sicherheit durch die TOPCALL Architektur: die Faxleitung ist durch eine Firewall von der TOPCALL Applikation getrennt.

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